Trụ sở công ty chính là nơi để doanh nghiệp tiến hành các giao dịch, trao đổi với khách hàng, với đối tác hay các cơ quan Nhà nước. Vì một số lý do mà người chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh. Chẳng hạn như công ty có nhu cầu tìm một văn phòng gần trung tâm để tiện giao dịch với khách hàng, để công việc kinh doanh được thuận tiện hơn,…
Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh không đơn giản như mọi người vẫn thường nghĩ. Tùy vào địa chỉ mà công ty muốn thay đổi cùng quận, khác quận, khác tỉnh sẽ có những quy định khác nhau mà nếu không tìm hiểu kĩ sẽ dễ mắc sai lầm.
1. Thay đổi địa chỉ kinh doanh cho công ty trong cùng một Quận/Huyện
Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ trong cùng Quận/ Huyện có nghĩa là thông tin đăng ký thuế của công ty cũng như thông tin đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi nhưng Cơ quan quản lý thuế không đổi. Công ty chỉ cần thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở và không cần thực hiện thủ tục này ở Cơ quan thuế nữa.
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của người chủ doanh nghiệp.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 TV, công ty hợp danh, hoặc của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
2. Thay đổi địa chỉ kinh doanh cho công ty khác Quận/Huyện nhưng cùng Tỉnh
Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh khác Quận/Huyện nhưng trong cùng một Tỉnh thì công ty phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký ở Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở, đồng thời nộp hồ sơ xin chuyển thuế ở Cơ quan thuế cũ sang Cơ quan thuế mới.
Doanh nghiệp sẽ vẫn phải bộ nộp hồ sơ thay đổi đăng ký tới Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở giống như trường hợp thay đổi địa chỉ cùng Quận/Huyện.
Sau đó, doanh nghiệp cần tiến hành chốt hồ sơ thuế với Cơ quan thuế cũ. Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của người chủ doanh nghiệp.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 TV, công ty hợp danh, hoặc của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Bản sao đăng ký kinh doanh của công ty
- Mẫu 08 về đăng ký thuế
Khi đã chốt xong hồ sơ thuế, Cơ quan thuế cũ sẽ đưa cho doanh nghiệp một bản công văn về việc đồng ý cho chuyển Quận/Huyện kinh doanh. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần nộp bản công văn đó kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới tới Cơ quan thuế mới là xong.
3. Thay đổi địa chỉ kinh doanh cho công ty khác Tỉnh
Đây là trường hợp phức tạp nhất, phải thay đổi tất cả các thông tin đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải quyết toán thuế tại Tỉnh cũ, sau đó mới thay đổi đăng ký kinh doanh và chuyển hồ sơ thuế tới Cơ quan quản lý thuế mới.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế và quyết toán thuế giống với trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh khác Quận/Huyện nhưng cùng Tỉnh.
Sau đó, tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mà dự tính chuyển tới. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của người chủ doanh nghiệp.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 TV, công ty hợp danh, hoặc của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Bản sao công chứng Điều lệ đã sửa đổi của công ty
- Công văn của Chi cục thuế cũ đồng ý cho doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ kinh doanh.
Cuối cùng tiến hành nộp hồ sơ chuyển thuế tới Cơ quan quản lý thuế mới. Hồ sơ bao gồm:
- Quyết định quyết toán thuế của Cơ quan quản lý thuế cũ cấp
- Mẫu 08 về đăng ký thuế có dấu xác nhận chuyển tới địa chỉ mới
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Về hồ sơ và quy trình thay đổi địa chỉ kinh doanh đối với từng trường hợp là như trên, tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý:
- Khi thay đổi địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải tiến hành khắc lại con dấu mới và công bố lên cơ sở dữ liệu của Sở kế hoạch đầu tư.
- Về vấn đề hóa đơn
- Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ trong cùng Quận/Huyện thì doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải đóng con dấu mới vào hóa đơn cũ đó và làm công văn thông báo về việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn tới Chi cục thuế để xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
- Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khác Quận/Huyện hay Tỉnh thì có thể thông báo hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới với Cơ quan thuế. Trường hợp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan thuế nơi chuyển đi, đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, nộp bản kê hóa đơn chưa sử dụng và nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến Cơ quan thuế.
Hy vọng với những thông tin trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn và có thêm kiến thức về vấn đề thay đổi địa chỉ kinh doanh để việc tiến hành các thủ tục thay đổi diễn ra được nhanh chóng.
Phương Anh
