Công nghệ ngày càng phát triển và ứng dụng vào các ngành nghề ngày càng nhiều. Hóa đơn giấy đang dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là gì? Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử là những thắc mắc của doanh nghiệp và dân kế toán.
NỘI DUNG
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh thay thế hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật.
>> Xem thêm: Quy định mua ngoại tệ du lịch, du học đúng pháp luật
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: truyền hình, viễn thông, điện, nước.
Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại các tỉnh thành trên cả nước.
Các đơn vị có khách hàng không tập trung ở các tỉnh thành phố.
Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.
Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, quản lý thông tin dễ dàng, hiệu quả góp phần vào việc tính toán thuế dễ dàng hơn. Hóa đơn điện tử tiện sử dụng cho việc phát hành nhanh chóng, theo lô lớn, dễ dàng trong việc lưu trữ, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.
Nhược điểm của hóa đơn điện tử
Bên cạnh rất nhiều lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cũng có một vài bất cập. Doanh nghiệp phải có cơ sở kỹ thuật để đáp ứng quy định của Luật giao dịch điện tử. Thêm nữa phải có nguồn nhân lực có chuyên môn cả về hóa đơn chứng từ lẫn công nghệ để vận hành đúng yêu cầu của hóa đơn điện tử không thì bị xử phạt như chơi.
Các lỗi sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức xử phạt
| Các lỗi thường gặp | Mức xử phạt |
Hình phạt bổ sung
|
| Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định. | 10-20 triệu đồng | |
| Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung bắt buộc: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn. | 2 – 4 triệu đồng. | |
| Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định | 4 – 8 triệu đồng | |
| Trường hợp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc nhưng ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn | Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sái trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Phạt 2 triệu đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phạt từ 2 – 4 triệu đồng nếu nội dung thiêu hoặc sai hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. |
|
| Cung cấp phần mềm tự tạo hóa đơn điện tử khi không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định. |
Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng.
|
|
| Tự in hóa đơn giả và hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả (trừ trường hợp lỗi do khách quan của phần mềm tự in hóa đơn, thường là do vius | Phạt từ 20 – 50 triệu đồng. Nếu do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn thì đơn ị cung cấp phần mềm sẽ bị phạt cảnh cáo. |
Bị đình chỉ quyền tự in hóa đơn, quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 1 – 3 tháng kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực thi hành.
|
Tất cả các trường hợp vi phạm đều buộc phải hủy hóa đơn được in hoặc khởi tạo không đúng quy định.
Việc nắm bắt các lỗi thường gặp trong việc in, tạo hóa đơn điện tử để hoạch toán và quyết toán thuế là điều quan trọng để tránh xảy ra sai sót và không mất tiền phạt oan. Để tránh xảy ra các trường hợp trên dân kế toán phải chú ý nắm rõ về hóa đơn điện tử, cẩn thận để tránh những sai sót, và khắc phục lỗi sai kịp thời để giảm thiểu mức xử phạt.
